Frågor om Styrelsemöten med Nabo

1. Vad är syftet med funktionen för styrelsemöten?
Funktionen är designad för att göra styrelsearbetet smidigare och mer organiserat. Den hjälper dig att hantera agendor/kallelser, protokoll, signering och dokumentation på ett enkelt och effektivt sätt.

2. Hur skapar jag en agenda/kallelse för ett styrelsemöte?
Du kan enkelt skapa en agenda genom att fylla i punkter som ska diskuteras. När agendan är klar kan du skicka en kallelse till alla styrelsemedlemmar direkt via systemet.

3. Är signeringen elektronisk?
Ja, signering av protokollet sker elektroniskt, vilket sparar tid och säkerställer att dokumentationen hanteras korrekt.

4. Hur fungerar protokollföringen?
Ni börjar med att skicka ut agendan/kallelsen samt vilken dag och tid det är. Sedan när ni håller i mötet så skriver ni protokollet direkt i systemet, under mötets gång och sedan kollar igenom det en extra gång. Sedan går man vidare för signering.

5. Kan jag bifoga bilagor till kallelser samt blir bilagorna signerade?
Ja, bilagor kan bifogas till mötet som skickas ut i kallelsen via e-post till styrelsemedlemmarna. Dessa bilagor är även med under mötet. Däremot blir inte bilagorna signerade, utan man signerar bara protokollet.

6. Vad händer med protokollet efter signering?
När protokollet är signerat arkiveras det automatiskt i dokumenthanteraren under kategorierna "Förvaltningsdokument" och "Styrelsemöten". Det blir då tillgängligt för både styrelsemedlemmar och revisorn.

7. Kan jag använda protokollet för att skapa ett nyhetsbrev?
Ja, du kan generera ett nyhetsbrev baserat på protokollet. Detta kan användas för att informera medlemmarna om mötets beslut och diskussioner. Efter signering av protokollet kommer ni få upp "generera nyhetsbrev" som står inne i mötes funktionen över det signerade protokollet.

8. Är det möjligt att granska nyhetsbrevet innan det skickas ut?
Absolut! Du kan granska och revidera nyhetsbrevet för att säkerställa att kommunikationen är korrekt och tydlig.

9. Hur hjälper Nabo mig att spara tid i styrelsearbetet?
Med funktioner som automatisk arkivering, digital signering och en användarvänlig kund portal gör vi styrelsearbetet mer effektivt och mindre stressande.

10. Vem kan jag kontakta om jag behöver hjälp?
Om du stöter på frågor eller problem kan du enkelt kontakta oss via ärende i portalen eller telefon. Vi är här för att hjälpa dig och säkerställa att problemen löses snabbt.

11. Om vi har haft vårt första styrelsemöte för 2025 och har ett protokoll som vi skrev utanför portalen, kan man lägga in det i tjänsten för att få hela året samtal?
Inget vi rekommenderar, eftersom signaturerna blir efterdaterade.

12. Kan man lägga in alla protokoll från 2024 och signera dom på nytt?

Ja, det går men det är inget vi rekommenderar eftersom signaturerna blir efterdaterade. När revisorn sedan kollar igenom protokollen kommer alla protokoll stå som efterdaterade 2025 och inte från datumet ni signerade 2024.

12. Hur får man sin egna mall för protokollen inför varje möte?

Detta kan ni göra under inställningar i tjänsten. Där kommer det upp förslagna punkter som man kan bocka i eller bocka ur samt skriva sin egna mall för dagordningen. När man har fyllt i sin mall trycker man spara längst ner. Detta går alltid att redigera.

13. Kan man ha digitala möten via Styrelsemötet i portalen eller måste man ändå skicka ut en separat mötes länk?

Det går inte att hålla mötet i portalen utan det är det administrativa som sköts där. Om ni ska ha en digitalt möte kan ni ha det i en annan kanal. Men ni kan lägga till mötes länken i dagordningen så den skickas med i kallelsen som skickas ut till alla deltagare.

14. Kostar tjänsten Styrelsemöte?

Just nu är det en kostnadsfri testperiod, ni kommer bli informerade i god tid innan tjänsten börjar debiteras.

15. Kan vi vara flera inne i samma möte och skriva samtidigt?

Vi rekommenderar att enbart den som ska skriva protokollet bör vara inne där annars riskerar man att spara över varandras noteringar.

16. Hur väljer jag deltagare till mötet?

När ni skapar mötet så kommer alla styrelsemedlemmar som har tillgång till styrelse portalen upp. Då kan ni välja att kryssa i styrelsemedlemmar som ska delta på mötet.

17. Kan alla delta på mötet?

Ja alla styrelsemedlemmar som har tillgång till styrelse portalen kan delta på mötet om dom blir bjudna till mötet.

18. Kan revisorn se våra signerade protokoll?

Ja det kan dom, dom kommer kunna de det i sin dokument hanterare. Eftersom när protokollet signeras så hamlar det i eran samt deras dokumenthanterare automatiskt.

19. Kan man ändra deltagare listan?

Nej den går inte att ändra eller ta bort. Det är bara dom som har tillgång till styrelse portalen och är registrerade styrelsemedlemmar som kommer upp som deltagare.

20. Kan man använda funktionen till stämmoprotokollet?

Nej. Funktionen är designad för att göra styrelsearbetet smidigare och mer organiserat. Så funktionen avser alla styrelsemöten med styrelsen under året. Man kan tyvärr inte ändra eller ta bort deltagare listan och detta gör så kan man inte lägga till medlemmar som deltagare och kan därav inte använda funktionen till stämmoprotokollet.

21. Hur lägger man in mötes nummer i protokollet?

När ni har kommit till steg 2 och ska skriva protokollet kommer ni kunna ändra rubriken. Där lägger ni till vilket mötes nummer det gäller, sedan fortsätter ni signera protokollet.

22. Hur gör man för att skicka ut en påminnelse för signering? Kan detta ske automatiskt efter en viss tidsperiod?

Ja, ni kan skicka påminnelser genom portalen. När ni kommer till signerings steget så kommer ni se dom utvalda styrelsemedlemmarna som ska signera. Om dom inte har signerat kommer ni se en ringklocka bredvid deras namn som ni kan trycka på för att skicka en påminnelse till den personen. Om ni önskar att alla ska få en påminnelse behöver ni trycka på allas klockor.

23. Hur signerar vi styrelseprotokollen digitalt?

När ni är klara med protokollet väljer ni ut vilka av deltagarna på mötet som ska signera protokollet. Dom som ska signera kommer få en signerings länk till sin mail. Då kommer man kunna granska protokollet i verified, som dom signerar med sitt Bank ID.

24. Kan man hoppa över alla steg för att gå direkt för signering?

Nej, eftersom man ska skriva protokollet i portalen så behöver man gå igenom alla steg. Om det är så att man har fört mötet någon annan stans och ska klistra in det i portalen. Behöver man fortfarande gå igenom alla steg för att komma till signeringen.

25. Kan man hämta protokollen och spara dom utanför Nabos system? samt vilket format blir protokollet sparat som?

Ja, när protokollet är signerat så sparas den i eran dokumenthanterare som en PDF, om ni önskar att förvara mötena utanför Nabos system kan ni ladda ner PDF filen och spara dom där ni önskar.