Vart ska leverantörerna skicka fakturorna?
Du hittar den fakturaadress som leverantörerna ska skicka fakturor till under fliken Leverantörsfakturor/Er fakturaadress & meddelande i menyn i portalen.
Hur fungerar det att skicka fakturor via e-post?
Det går att skicka fakturor via e-post och för att det ska fungera korrekt är det viktigt att följande regler efterföljs:
E-postmeddelandet ska endast ha 1 bilaga då denna skannas som en faktura
Bilagan ska vara i formatet PDF, TIFF eller PNG
Bilagan får vara max 2 MB stor
Bilagans namn får ej innehålla bokstäverna å, ä, ö samt heller inte specialtecken som apostrofer, blanktecken
Information i rubriken och meddelandetexten i e-postmeddelandet tas ej hänsyn till, endast bilagan skannas och behandlas
Fakturan ska fortfarande vid adressfältet (på fakturan) innehålla den fakturaadress som ni hittar under Leverantörsfakturor/Er fakturaadress
Adressen som ska användas är: [email protected]
Vi rekommenderar att de av era leverantörer som kan skickar er fakturorna via e-post. Av den anledningen är nu också funktionen "Visa postmeddelande" under menyn "Er fakturaadress & meddelande till leverantörer" uppdaterad för att innehålla denna information också.
I de fall ni väljer att själva skanna en faktura måste 7 kap. 6 § bokföringslagen beaktas. Denna säger att det fysiska verifikatet (fakturan/kvittot) måste sparas till och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Ni ansvarar själva för denna arkivering.
Vad händer om en faktura innehåller fel adress men ändå kommer fram?
Fakturorna från leverantörer ska vara adresserade exakt som angivits under fliken Leverantörsfakturor/Er fakturaadress & meddelande. Ser den ut på annat sätt kan den komma fram men den behandlas då inte korrekt av systemet. Fakturor som inte kan behandlas av systemet måste hanteras manuellt av både skanningsföretaget och oss. En avgift per faktura tas ut för denna administration, som ni hittar i prislistan i portalen under Nabo/Extratjänster och arvoden.
Vad ska föreningen göra om de får en faktura av leverantören?
I detta fall ansvarar föreningen för att fakturan korrekt skickas till deras fakturaadress.
Gör enligt nedan för att den ska komma fram korrekt:
Texta tydligt er fakturadress på själva fakturan där er adress står. Observera att om detta inte utförs kan fakturan inte behandlas automatiskt enligt föregående fråga och måste då hanteras manuellt. Detta gör att en avgift debiteras er för administrativt jobb, som ni hittar i prislistan i portalen under Nabo/Extratjänster och arvoden.
Lägg fakturan i ett kuvert och skicka detta till ovanstående adress
Eller skicka den via e-post. Det går också att skicka in fakturan via e-post, se frågan ovan för mer information om detta.
Rekommenderat är att leverantören kontaktas och informeras om att föreningen inte mottar några fakturor som är ställda till fel adress och säger till leverantören att skicka om samma faktura till rätt adress.
Vad händer om Nabo får en leverantörsfaktura som hör till föreningen?
Fakturan skickas då tillbaka till föreningen tillsammans med information om den korrekta rutinen. En avgift per faktura tas ut för detta, som ni hittar i prislistan i portalen under Nabo/Extratjänster och arvoden.
Vad gör vi om den inskannade fakturan inte stämmer?
Bestrid den och kontakta leverantören. Era bestridna fakturor hittar ni en länk till längst ned under de historiska fakturorna.
Vad gör vi om tabellen med fakturen inte stämmer mot den inskannade fakturan?
Attestera inte fakturan förrän informationen stämmer. Lägg till information till fakturan för att meddela Nabo om vad som är fel.
Vad händer med fakturorna?
När en faktura kommit fram till skanningsföretaget med korrekt adress sker detta:
Fakturan skickas från leverantör till korrekt fakturaadress
Fakturan skannas
Fakturan skickas elektroniskt till Nabo som konterar denna
Ni går in och antingen behandlar (attesterar t.ex.)
Vid en attesterad faktura läggs den upp för betalning på förfallodagen
Vid en bestriden faktura ansvarar föreningen för fakturan mot leverantören, fakturan betalas inte av Nabo. Kredit ska skickas från leverantören, funktion för att begära detta elektroniskt finns i verktyget.
Fakturan lagras fysiskt i ett arkiv i 10 år och kan beställas, lägg upp ett ärende i portalen om detta önskas. En avgift tas ut av företaget som arkiverar fakturan i samband med att den beställs, se prislista i portalen under Nabo/Extratjänster och arvoden. Något behov att göra detta finns egentligen inte förutom i väldigt speciella rättsfall.
När ska fakturan attesteras/bestridas?
Detta ska göras så snart som möjligt. För att betalningen ska göras innan förfallodatumet ska den ha attesterats senast fem arbetsdagar innan förfallodatumet.
Hur vet föreningen när det kommer fakturor?
När en faktura kommer till Nabo, vilket sker inom 24 timmar efter att fakturan inkommit till skanningsföretaget, hamnar den hos oss för kontering. När konteringen är gjord hamnar den automatiskt i kundportalen. De personer som kan attestera fakturor får automatiskt ett e-postmeddelanden med information om att en ny faktura har inkommit.
Hur bestrider vi en faktura och begär kredit?
Om ni får en faktura som är felaktig ska ni klicka på knappen "Bestrid". Då får ni välja om fakturan är en bluffaktura, som då kommer att tas bort, eller om den ska bestridas hos leverantören.
Om fakturan ska bestridas hos leverantören rekommenderar vi att ni använder det här systemet för att göra bestridningen. Om leverantören ej invänder mot bestridningen ska de skicka en kreditfaktura på samma belopp som den bestridna fakturan. När kreditfakturan har inkommit kan ni då välja att kvitta denna mot den bestridna fakturan, då hanterar systemet detta automatiskt och ingen transaktion sker på bankkontot.
Hur ska en kreditfaktura behandlas?
I de fall ni får en kredit som inte överensstämmer med behandlingen enligt frågan "Bestrid faktura och begär kredit" här ovan kan den inte kvittas automatiskt utan måste behandlas manuellt.
När ni attesterar/behandlar kreditfakturan kan ni ange att förvaltaren ska ombesörja hanteringen. Vi kommer då att antingen lägga upp fakturan för kvittning mot kommande fakturor alternativt att begära återbetalning till ert transaktionskonto. Detta sker manuellt och ni kan i fakturaloggen läsa hur och när den har behandlats. Om ni har några specifika önskemål på hur hanteringen ska gå till går det också bra att meddela oss detta i fakturaloggen.
Hur fungerar projektredovisningen?
Informationen och administrationen om projektredovisningen finns under fliken Projekt i huvudmenyn.
Vad ska föreningen göra med utlägg?
Utlägg hanteras i ett eget system. Du kan läsa mer om det i fliken Utlägg & överföringar i huvudmenyn.
Vad betyder fakturaraderna på en faktura från Nabo?
Aviseringskostnader
* Via e-post, debitering av antalet avier som skickats via e-post.
* Via e-faktura/post, debitering av porto för antalet avier som skickats per e-faktura och/eller post. Om flera avier skickats per post för samma kundfaktura räknas enbart den första.
* Frankeringstjänst, debitering av porto för antalet avier som skickats per post utöver den första per kundfaktura.
* Vidarefakturerad avikostnad, debitering av antalet avier skickade per post.
Frimärken
Denna debiteringsrad berör tjänster som ej är direkt kopplade till avisering som ändå debiterar porto. Exempel på detta är utskick av KU55 och påminnelser.